Pri ročno vodenih evidencah se vsi vpisi vpisujejo s črnilom.
Pri vpisu prvega pisanja v evidenco se izpolnijo ustrezni stolpci v vpisniku. Pri vpisu nujne zadeve se to z ustrezno štampiljko “NUJNO” označi pred zaporedno številno spisa.
Če v evidenci pri kakšni zadevi ni prostora za nadaljnje vpise, se vpisovanje nadaljuje v prvi prosti vrsti za zadnjo zaporedno številko tako, da se številka prvotnega vpisa vpiše z rdečilom (npr. za zaporedno številko 20 se vpiše rdeča 15, kar pomeni nadaljevanje vpisov zadeve pod št. 15). Pri prvotnem vpisu pa se označi zveza tako, da se zaporedno številko prvotnega vpisa lomi z zaporedno številko zadeve, zapisano z rdečilom, za katero se vpisi nadaljujejo (npr. 15 rdeče/ 20).
V stolpcu pripombe se vpisujejo poleg drugih tudi vsi zaznamki, ki se nanašajo na spremembe v zvezi z izvršilno zadevo ali zadeve zavarovanja po določbah sodnega reda in vse spremembe ali dejstva, ki se nanašajo na postopek izvršbe v posamezni izvršilni zadevi (npr. združitev zadev, predložitve spisov sodišču ali drugim organom, kroženje spisa, roki, začasna preložitev spisa, prekinitev postopka, odlog izvršbe itd.).