Izvršitelj mora ovitke s spisi posameznih zadev hraniti v posebnem v za to namenjenem prostoru tako, da je zagotovljena varna hramba, preglednost in dostop nadzornim organom v vsakem času.
Če bi bil spis zaradi velikega števila pisanj preobsežen, se ga lahko razdeli v posamezne ovitke, ki se označijo z zaporednimi rimskimi številkami, medtem ko se listovne številke nadaljujejo.
Če je potrebno ovitek obnoviti, se nanj prepišejo vsi podatki s prejšnjega ovitka.
Če se zadeva prenese iz dosedanjega v nov ali drug vpisnik v evidenci izvršitelja, se na ovitku prejšnjega označba prečrta in se vpiše nova.
Če se med opravo dejanj izvršbe ali zavarovanja spremeni izvršitelj ali sodišče, se prečrta ime prejšnjega izvršitelja oziroma sodišča in se vpiše nov izvršitelj oziroma novo sodišče.
Če se med opravo dejanj izvršbe ali zavarovanja spremeni vrednost spora, vrsta in predmet izvršbe, se na ovitku prejšnji podatki z rdečilom prečrtajo in se vpišejo novi podatki.
Ovitki spisov so lahko speti preko ovitka z elastiko.