Zunanji izvajalec mora za posamezno sodišče, ki je izdalo odredbo in izročilo predmete v hrambo, voditi evidenco prevzemnih zapisnikov tako, da so iz nje razvidni podatki:
-
številka prevzemnega zapisnika,
-
opravilna številka in datum odredbe,
-
lastnik predmeta,
-
vrsta in opis predmeta,
-
čas hrambe in prodaje, višina prejete kupnine in podaritve v javno korist oziroma uničenja predmeta ter ocenjena vrednost predmeta v posamezni fazi,
-
kraj hrambe predmeta ali kupnine, pridobljene s prodajo, in
-
drugi potrebni podatki, ki jih določi sodišče v natečajni dokumentaciji.
Zunanji izvajalec mora do 1. februarja za preteklo koledarsko leto ali ob zaključku izvedbe javnega naročila, če je to oddano za krajše obdobje, poročati naročniku o skupnem stanju zadev hrambe, in sicer o:
-
številu prejetih zadev po posameznem organu, ki je izdal odredbo, in ocenjeni vrednosti predmeta,
-
skupnem številu zadev in ocenjeni vrednosti,
-
številu zaključenih zadev hrambe,
-
številu zadev, pri katerih je bila opravljena prodaja, in skupnem znesku, pridobljenem s prodajo,
-
številu zadev, pri katerih je bilo opravljeno uničenje,
-
številu zadev, pri katerih je bila opravljena podaritev v javno korist, in ocenjeni vrednosti podarjenega,
-
številu zadev, pri katerih je bila opravljena vrnitev lastniku, in
-
drugih potrebnih podatkih, ki jih kot pogoj za oddajo javnega naročila določi in objavi sodišče.