Uradna oseba označi na vsakem prejetem prijavnem obrazcu zaporedno številko in datum prejema vloge na razpis. Vsakemu organizatorju pošlje potrdilo, v katerem sta navedena zaporedna številka njegove vloge in datum prejema v roku 15 dni od prejema vloge.
Komisija za vodenje postopka mora sproti voditi zapisnik o odpiranju vlog, ki vsebuje predvsem:
1.
naslov, prostor in čas odpiranja vlog;
2.
predmet javnega razpisa;
3.
imena navzočih predstavnikov komisije;
4.
imena oziroma nazive organizatorjev, ki so vložili vloge;
5.
vrstni red odpiranja vlog, ugotovitve o popolnosti vlog z navedbo tistih organizatorjev, ki niso dostavili popolne vloge.
Zapisnik podpišejo predsednik in člani komisije.