Sejo senata skliče vodja pristojne notranje organizacijske enote ministrstva. Seja se skliče s pisnim vabilom, ki mora biti vročeno članom senata najmanj pet dni pred sejo.
V skupnem vabilu, ki se pošlje članom senata se določi datum, kraj in čas seje, člane senata z liste predstavnikov javnosti ter pritožbene zadeve, ki bodo obravnavane na seji. Članom senata se z vabilom pošlje tudi pritožbo in poročilo poročevalca oziroma zapisnik o razgovoru pri vodji organizacijske enote.
Predstavnike javnosti v senatu se opozori, da lahko po dogovoru s poročevalcem do začetka seje, pogledajo pritožbeno zadevo. Kdo bo poročevalec v posamezni pritožbeni zadevi se navede v vabilu.
Pri določanju predstavnikov javnosti se upošteva območje, kjer je bil izveden postopek, na katerega je podana pritožba, razen v primeru reševanja pritožbe nad delom policistov generalne policijske uprave. Predstavniki javnosti se izberejo po abecednem vrstnem redu iz liste članov senatov.