V zapisnik o obravnavi pritožbe vodja organizacijske enote oziroma oseba iz četrtega odstavka 18. člena zabeleži bistvene ugotovitve in predstavi skladnost ravnanja policista z veljavnimi predpisi. V zapisniku ni potrebno navajati, ali je bila pritožba pritožnika utemeljena ali ne. Navedejo se ukrepi, ki so bili izvedeni, in kaj je na to izjavil pritožnik.
V primeru, da se pritožnik strinja z ugotovitvami vodje organizacijske enote oziroma osebe iz četrtega odstavka 18. člena, se mu predlaga, da se postopek reševanja pritožbe zaključi s tem razgovorom. To se zabeleži v zapisniku o obravnavi pritožbe.
Zapisnik podpiše vodja organizacijske enote oziroma oseba iz četrtega odstavka 18. člena in pritožnik. Pritožniku se na njegovo željo izroči izvod oziroma fotokopijo zapisnika.