Pravilnik o šolski dokumentaciji v glasbenih šolah

Splošna dokumentacija v glasbeni šoli je:

prijavnica za vpis v glasbeno šolo; vsebuje ime in priimek učenca, spol, datum, kraj in državo rojstva, prebivališče in državljanstvo, program in predmet izobraževanja, zapisnik komisije o sprejemnem preizkusu učenca za vpis v prvi razred oziroma ugotavljanje otrokove pripravljenosti za vpis v program predšolske glasbene vzgoje oziroma glasbene ali plesne pripravnice ter mnenje komisije o preizkusu in sprejemu učenca;

vpisni list; vsebuje ime in priimek učenca, spol, datum, kraj in državo rojstva, prebivališče in državljanstvo, program, predmete in razred izobraževanja, zdravstvene posebnosti, katerih poznavanje je nujno za delo z učencem, ime šole, ki jo učenec obiskuje poleg glasbene šole, ter razred in oddelek oziroma letnik, v katerega je vpisan. Vpisni list vsebuje tudi najnujnejše podatke o starših še mladoletnih otrok, in sicer ime in priimek, naslov prebivališča in telefonsko številko osebe, ki ji je mogoče posredovati nujna sporočila, ter izjavo o rednem poravnavanju prispevka za del materialnih stroškov, določenih v svetu šole;

matični list; vsebuje ime in priimek učenca, spol, datum, kraj in državo rojstva, prebivališče, prijavnico k izpitu in sklepe o napredovanju učenca v naslednji razred oziroma višjo stopnjo glasbene šole, podatke o učnem uspehu, nastopih in dosežkih na tekmovanjih, napredovanju in dokončanju izobraževanja. Priloga matičnega lista so tudi v posameznem šolskem letu izrečeni vzgojni ukrepi. Matični list vodi učitelj, in sicer za vsakega učenca za ves čas izobraževanja v glasbeni šoli;

matična knjiga; vsebuje splošne podatke o vpisanih učencih in poteku njihovega izobraževanja in se vodi od vpisa do dokončanja izobraževanja oziroma do izpisa. Matična knjiga se vodi tudi za učence, ki niso vpisani v glasbeno šolo, ampak na podlagi 34. člena zakona o glasbenih šolah opravljajo izpite;

prijavnica k izpitu; vsebuje podatke o učencu, in sicer ime in priimek, leto rojstva, ime izpitnega predmeta in razred, vrsto izpita, podatke o snovi, predelani med letom in o programu za izpit, datum prijave na izpit ter podpis učenca in učitelja;

zapisnik izpitov; vsebuje podatke o učencu, in sicer ime in priimek, spol, datum rojstva, ime izpitnega predmeta in razred, vrsto in datum izpita, podatke o izpitni snovi in izpitni oceni, prostor za pripombe ter podpis članov izpitne komisije;

šolska kronika, v katero se po kronološkem vrstnem redu vpisujejo pomembnejši dogodki šole;

letni delovni načrt šole, v katerem se določijo vsebina, obseg in razporeditev pouka in drugega dela v skladu s predmetnikom in učnim načrtom; razporeditev učencev po predmetih, oddelkih individualnega in skupinskega pouka, zasedbe komornih skupin in šolskih orkestrov; razporeditev nastopov in tekmovanj; načrt vpisa; roki za opravljanje izpitov; strokovno izobraževanje in spopolnjevanje učiteljev in drugih strokovnih delavcev; sodelovanje s starši; sodelovanje z osnovnimi in drugimi šolami ter vrtci; sodelovanje z drugimi glasbenimi šolami in kulturno-umetniškimi organizacijami ter druge naloge;

letno organizacijsko poročilo, v katerega se vpisujejo splošni podatki o glasbeni šoli ter podatki o obsegu in vsebini vzgojno-izobraževalnega in drugega dela.