(1)
Vpisne številke v vpisnikih si morajo slediti po časovnem zaporedju, vpisi morajo biti urejeni, popolni, pravilni.
(2)
Posamezni vpisi se ne smejo brisati niti na drug način uničiti.
(3)
Pri pomotno vpisani zadevi se v polje za opombe zapiše "pomoten vpis". Pomotoma opravljen vpis obdrži zaporedno številko.
(4)
V polje za opombe se vpiše podatek o tem, kje se spis zadeve nahaja, podatki o izločitvi ali pridružitvi zadeve ali drugi vpisi, ki imajo začasno informacijsko naravo.