Evidentiranje dokumentarnega gradiva v zasebni lasti, za katerega se domneva, da ima lastnosti arhivskega gradiva, izvajajo arhivi, ki predložijo letne programe evidentiranja zasebnega arhivskega gradiva skupaj s strokovno utemeljitvijo ministrstvu.
Na osnovi evidentiranja iz prejšnjega odstavka minister z odločbo razglasi zasebno dokumentarno gradivo, ki ima lastnosti arhivskega gradiva, za arhivsko gradivo. Odločba vsebuje podatke o lastniku in vsebini, obsegu in času nastanka zasebnega arhivskega gradiva ter dolžnosti iz 29. člena tega zakona.
Minister vodi seznam izdanih odločb in določi podrobnejši način evidentiranja in pristojne arhive za posamezna področja zasebnega arhivskega gradiva.