Dokumente, ki so v arhivu in jih organi državne oblasti in organi lokalnih samoupravnih skupnosti potrebujejo za svoje delo oziroma jih občani potrebujejo za uveljavitev svojih pravic, izroči arhiv v uporabo praviloma v obliki overjene kopije, ki se šteje za original.
V izjemnih primerih, kadar je za razrešitev zadeve nujno potrebna uporaba originala, se lahko državnemu organu za določen čas posodi originalno arhivsko gradivo, s tem, da se na stroške organa izdela varnostna kopija.