Šola za nemoteno upravljanje učbeniškega sklada vodi vsako leto različne evidence, še zlasti pa mora šola voditi naslednje evidence:
-
evidenco vseh učbenikov v učbeniškem skladu,
-
evidenco izposojenih učbenikov po posameznih uporabnikih sklada za tekoče šolsko leto,
-
evidenco pridobljenih in porabljenih sredstev sklada in
-
evidenco odpisanih učbenikov.