Uredba o upravnem poslovanju

Na vsak fizični dokument, ki ga glavna pisarna prejme od poštnega podjetja, dostavne ali kurirske službe, ali ga prinesejo stranke in druge osebe, uslužbenec glavne pisarne odtisne prejemno štampiljko, praviloma na zgornji desni del prve strani fizičnega dokumenta, tako da ne prekrije besedila dokumenta.

Prejemna štampiljka ima naslednja polja:

naziv organa, ki je dokument prejel;

datum prejema dokumenta;

označba notranje organizacijske enote ali javnega uslužbenca, ki dokument prejme v reševanje;

številka zadeve;

vsebinsko označbo prilog ali skupno število prejetih prilog, če so te navedene že v dokumentu;

skupen znesek vrednosti na dokumentu nalepljenih ali priloženih nerazveljavljenih kolkov, denarja ali vrednotnic.

Polje za naziv organa se izpiše nad ostalimi polji.

V polje "Prejeto" se odtisne datum, ko je dokument prispel. Spreminjanje datuma prispetja ni dovoljeno.

V polje "Številka zadeve" se vnesejo ustrezen klasifikacijski znak, zaporedna številka zadeve v okviru klasifikacijskega znaka in letnica nastanka zadeve, lahko pa tudi številka dokumenta. Če se s prejetim dokumentom zadeva začne, pooblaščeni javni uslužbenec zanjo izbere tisti klasifikacijski znak iz načrta klasifikacijskih znakov, ki ustreza vsebini celotne prihodnje zadeve. Javni uslužbenci, ki rešujejo takšne ali sorodne zadeve, morajo pri tem opravilu po potrebi sodelovati in pomagati javnemu uslužbencu v glavni pisarni. Če prejeti dokument nadaljuje obstoječo zadevo, se številka zadeve prepiše iz evidence.

Zaporedno številko zadeve določi informacijski sistem samodejno. Ta podatek pooblaščeni javni uslužbenec vpiše v prejemno štampiljko na dokument, s katerim se začne nova zadeva ob vnašanju zadeve v evidenco.

V polje "Signirni znak" se vpiše signirni znak notranje organizacijske enote ali delovnega mesta ali priimek javnega uslužbenca, ki ga zaseda.

V polje "Priloge" se vpiše število prilog, priloženih prispelemu dokumentu. Če v dokumentu priloge niso navedene, mora javni uslužbenec v glavni pisarni k prejemni štampiljki pripisati kratek opis k dokumentu priloženih prilog (na primer: spričevalo, potrdilo, zapisnik, izjava ipd.). Če je priloga predmet, javni uslužbenec v glavni pisarni k prejemni štampiljki zapiše označitev predmeta in kje je predmet shranjen.

V polje "Vrednotnice" se vpiše, katere vrednotnice in v kolikšni vrednosti so priložene (taksne vrednotnice, položnice o plačilu takse, čeki, denar). Taksne vrednotnice se nalepijo in uničijo na vlogi. Če so priložene takšne vrednotnice, ki ne sodijo v zadevo (ček, denar), jih javni uslužbenec v glavni pisarni izroči javnemu uslužbencu, pooblaščenemu za materialno-finančno poslovanje. Ta izda ustrezno potrdilo o prevzemu. Potrdilo se evidentira in vloži v zadevo.

Pooblaščeni javni uslužbenec najprej preveri v evidenci, ali prejeti dokument nadaljuje obstoječo zadevo. V tem primeru v prejemno štampiljko prejetega dokumenta prepiše številko zadeve in signirni znak delovnega mesta.

Na priloge k dokumentu se prejemna štampiljka ne odtisne.

Če na prvi strani dokumenta ni prostora za prejemno štampiljko ali če dokument drugače ni primeren za odtis prejemne štampiljke, se ta odtisne na list manjšega formata, ki se prilepi oziroma pripne k dokumentu.

Namesto prejemne štampiljke se smejo uporabiti zapisi z drugimi tehničnimi sredstvi.

Minister, pristojen za javno upravo, podrobneje določi obliko prejemne štampiljke.