Ta vsebina je neaktualna
195. člen
(Roki hrambe)
(1)
Za druga gradiva, ki niso arhivska, in tista, ki jih ni treba trajno hraniti, se določijo roki hrambe. Roke hrambe določi predstojnik organa v skladu s predpisi, v njihovem okviru pa glede na oceno, koliko časa je posamezno dokumentarno gradivo pomembno za delo organa.
(2)
Roki hrambe dokumentarnega gradiva se določijo skladno s predpisi, ki neposredno določajo roke. Če takih predpisov ni, se roki hrambe določijo skladno s predpisi, na podlagi katerih je mogoče sklepati na dobo hrambe. Če tudi teh predpisov ni, se roki hrambe določijo skladno z izkustvenimi predvidevanji o tem, koliko časa je bilo oziroma bo gradivo potrebno za poslovanje in delo ter s konkretnimi potrebami poslovanja oziroma dela ustanove ali posameznika.
(3)
Rok hrambe se označi in navede v spodnjem desnem kotu ovoja na naslednji način:
1.
velika črka A pomeni, da gre za arhivsko gradivo;
2.
velika črka T pomeni, da je zadevo treba trajno hraniti, nima pa lastnosti arhivskega gradiva;
3.
oziroma letnica, ko zadevi poteče rok hrambe – šele, ko je zadeva rešena.
(4)
Če je za posamezne vrste dokumentarnega gradiva s splošnimi predpisi ali z internim navodilom določen rok hrambe (na primer: 5 let, 10 let, 15 let itd.), se ta rok zapiše samo v evidenci zadev, ne pa na ovoj.
(5)
Rok hrambe se izračuna, ko je zadeva rešena na naslednji način:
1.
čas od dneva rešitve zadeve do zadnjega dne v letu se izpusti; rok trajanja začne teči vselej od 1. januarja naslednjega leta;
2.
na podlagi zapisanega roka v evidenci se izračuna najbližje leto, ko je zadevo dovoljeno izločiti iz zbirke in uničiti (na primer: če je bila zadeva rešena 17. 8. 2005, njen rok hranjenja pa je 5 let, začne rok hrambe teči od 1. 1. 2006 do vključno 31. 12. 2010; uničiti pa se sme šele v letu 2011).
(6)
Arhiv Republike Slovenije pripravi navodilo, kako določati roke hrambe dokumentarnega gradiva.