Uredba o upravnem poslovanju

Ovojnica mora biti izdelana kot večslojna tiskovina. Del leve polovice zgornjega sloja služi kot vročilnica. V smeri izpisa mora imeti zgornji sloj podaljšek, na katerem vročevalec izpiše sporočili naslovniku o prispelem pismu. Na zadnji strani obvestila sta pojasnjeni določili prvega in četrtega odstavka 87. člena Zakona o splošnem upravnem postopku, ki opozarjata naslovnika na posledice, če pisma ne bo prevzel v določenem roku. Eno od sicer dveh vsebinsko enakih sporočil ostane na ovojnici.

Ovojnica mora glede velikosti izpolnjevati zahteve, določene za standardizirano pismo v predpisih o poštnih storitvah.

Ovojnica mora biti z notranje strani opremljena s številčnim rastrom, ki zagotavlja zaupnost podatkov.

Ovojnica mora vsebovati prostor za naslednje podatke: številka sprejemne pošte in številka priporočene pošiljke v črtni kodi, številka dokumenta, vsebina, prejemnik in njegov naslov, datum vročitve oziroma neuspele vročitve, način vročitve oziroma razloga za neuspelo vročitev, morebiten razlog odklonitev sprejema, kraj, kjer je vročevalec pustil pismo in drugo. Prav tako morajo ovojnica in podaljški za sporočila vsebovati prostor za lastnoročne podpise vročevalca in naslovnika.

Zadnja stran vročilnice mora vsebovati izjavo, s katero prejemnik potrdi prevzem pisma. Prejemnik mora za besedilom ''Potrjujem, da sem dne'' v prazen prostor nad črto z besedami vpisati dan in mesec prevzema pisma. Izjavo prejemnik lastnoročno podpiše.

Vročevalec mora na zadnji strani vročilnice za besedilom "Kraj, kjer je bilo puščeno pismo", v prazen prostor nad črto napisati kraj, kjer je vročevalec pustil pismo kljub naslovnikovi odklonitvi sprejema, in sicer da je bilo pismo puščeno v naslovnikovem stanovanju, prostoru, kjer je zaposlen, na vratih naslovnikovega stanovanja, v naslovnikovem hišnem predalčniku ali na kakšnem drugem primernem mestu.

Prazen prostor za rubriko "Drugo" je namenjen vpisu vročevalca, ki mora na vročilnico poleg datuma vročitve napisati, tudi opombo, zakaj se prejemnik ni podpisal ali da se ni znal podpisati. Če prejemnik noče podpisati vročilnice, se to napiše v rubriko "Drugo", z besedami pa napiše tudi dan izročitve.

Poleg podatkov iz prejšnjih odstavkov tega člena zadnja stran vročilnice vsebuje izjavo pooblaščenca o ustnem pooblastilu za prevzem po drugem odstavku 89. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1 in 126/07; v nadaljnjem besedilu: Zakon o splošnem upravnem postopku). V besedilu: »… izjavljam, da me je … pooblastil za prevzem navedenega pisma.« navede svoje osebno ime in naslov stalnega prebivališča, osebno ime pooblastitelja ter se lastnoročno podpiše. Vročevalec v primeru vročitve dokumenta pooblaščencu za vročitve s podatki o osebnem imenu pooblaščenca, vrsti dokumenta in številko dokumenta dopolni izjavo: »Istovetnost pooblaščenca sem ugotovil z dokumentom….številka…« in se lastnoročno podpiše.

Podaljšek ovojnice je namenjen sporočilu o prispelem pismu skladno z določili tretjega odstavka 87. člena Zakona o splošnem upravnem postopku in razdeljen na dva enaka dela. Med seboj morata biti ločena z vertikalno perforiranim nizom. Desno sporočilo o prispelem pismu je namenjeno naslovniku pisma, ki ga vročevalec pusti pri naslovniku v skladu s tretjim odstavkom 87. člena Zakona o splošnem upravnem postopku. Ob neizvršeni vročitvi se levo sporočilo skupaj z ovojnico vrne pošiljatelju. Ob neizvršeni vročitvi se levo sporočilo vrne pošiljatelju.

Na sporočilu o prispelem pismu mora biti natisnjeno opozorilo, ki naslovnika obvešča, da mu je bila določenega dne poizkušana vročitev priporočenega pisma ter da lahko, ker se vročitev po 87. členu Zakona o splošnem upravnem postopku ni dala opraviti, navedeno pismo osebno prevzame na pošti, sedežu organa ali pravne ali fizične osebe, ki opravlja vročanje kot dejavnost. Prav tako mora biti naslovnik obveščen, da lahko pismo prevzame v roku 15 dni, ki začne teči od navedenega dne, po tem roku se bo po četrtem odstavku 87. člena Zakona o splošnem upravnem postopku štelo, da je bila vročitev opravljena z dnem preteka tega roka, pismo pa bo puščeno v hišnem oziroma izpostavljenem predalčniku; kolikor bo hišni oziroma izpostavljeni predalčnik neuporaben, bo pismo vrnjeno pošiljatelju. Opozorilo mora vsebovati tudi navedbo, da se morajo po določbi prvega odstavka 87. člena Zakona o splošnem upravnem postopku odločbe, sklepi in drugi dokumenti, od katerih vročitve začne teči rok, vročiti osebno tistemu, kateremu so namenjeni.

Hrbtna stran sporočila o prispelem pismu mora vsebovati opozorilo s pojasnilom prvega in četrtega odstavka 87. člena Zakona o splošnem upravnem postopku. Prejemnik za besedilom ''Potrjujem, da sem v/na'' v prazen prostor nad črto z besedami vpiše kraj prevzema pisma in za besedilom 'dne' vpiše datum prevzema. Izjavo lastnoročno podpišeta prejemnik in vročevalec.

Razporeditev besedila na sporočilih o prispelem pismu mora biti takšna, da omogoča izpis variabilnih podatkov in lastnoročna čitljiva podpisa vročevalca in prejemnika.

Na območju občin, kjer sta pri organu poleg slovenskega jezika uradna jezika tudi italijanski oziroma madžarski jezik, mora biti besedilo na ovojnici napisano tudi v italijanskem oziroma madžarskem jeziku.

Minister, pristojen za javno upravo, natančneje določi obliko in barvo ovojnice.

Vročilnica in sporočilo o prispelem pismu sta lahko na drugem mestu in drugačne velikosti, kot je določeno v zgornjih odstavkih, vendar mora ovojnica in predtiskani podatki na njej izpolnjevati pogoje, določene v predpisih o poštnih storitvah.