Izsledke pregleda je treba vključiti v poročilo o pregledu naprave. Obrazca poročil o pregledu naprave sta prilogi 1 in 2 tega pravilnika. Priloga 2 je sestavni del tega pravilnika.
Poročilo iz prejšnjega odstavka se izda v dveh izvodih. En izvod zadrži nadzorni organ, drugega pa prejme lastnik naprave.
Nadzorni organ mora poročila arhivirati najmanj za dobo šestih let.
Fitosanitarna uprava Republike Slovenije (v nadaljnjem besedilu: Uprava) vzpostavi in vodi centralno evidenco o napravah za nanašanje fitofarmacevtskih sredstev (v nadaljnjem besedilu: evidenca). Podatki iz evidence se hranijo vso življenjsko dobo naprave.
Evidenca se vodi v elektronski obliki ter vsebuje najmanj naslednje podatke: podatke o vrsti naprave, o izdelovalcu naprave, o tipu naprave, o letu izdelave, serijsko številko izdelovalca naprave, tehnične podatke o napravi, osebno ime lastnika ali naziv podjetja, datum in kraj rojstva, EMŠO ali matično številko podjetja, davčno številko, KMG MID številko kmetijskega gospodarstva, naslov stalnega prebivališča ali sedeža podjetja, občino stalnega prebivališča ali sedeža podjetja, naslov začasnega prebivališča, telefonsko številko, naslov elektronske pošte, datum in izid pregleda, podatke o meritvah pregleda, zaporedno številko podeljenega znaka o pregledu, datum veljavnosti znaka o pregledu datum vpisa v evidenco, ime nadzornega organa in osebno ime vpisnika podatkov.
Podatke iz prejšnjega odstavka vpiše v evidenco nadzorni organ, ki mu Uprava omogoči dostop za vpis podatkov. Nadzorni organ mora zagotoviti tehnično opremo za dostop do evidence (internetni dostop). Podatke mora nadzorni organ vnesti v evidenco sproti ali najpozneje v roku treh delovnih dni po izvedenem pregledu oziroma prejemu obvestila o spremembi podatkov.
Lastnik naprave je dolžan vsako spremembo podatkov o lastništvu naprave ali o tehničnih lastnostih naprave najpozneje v roku 30 dni od nastanka spremembe pisno sporočiti nadzornemu organu in mu predložiti dokazila o spremembi.