Pristop do podatkov preko aplikativne programske opreme je zavarovan s sistemom gesel za avtorizacijo in identifikacijo uporabnikov programov in podatkov; sistem gesel pa mora omogočati tudi možnost naknadnega ugotavljanja, kdaj so bili posamezni osebni podatki vneseni v zbirko podatkov, uporabljeni ali drugače obdelovani ter kdo je to storil.
Oseba, pooblaščena za delovanje računalniškega informacijskega sistema, določi režim dodeljevanja, hranjenja in spreminjanja gesel.