Osebni in tajni podatki se posredujejo samo tistim zunanjim uporabnikom, ki v pisni vlogi izkažejo ustrezno zakonsko podlago ali vlogi priložijo pisno zahtevo oziroma privolitev posameznika, na katerega se podatki nanašajo.
Vsako posredovanje osebnih in tajnih podatkov se zabeleži v evidenci posredovanj, iz katere mora biti razvidno, kateri podatki so bili posredovani, komu, kdaj, na kakšni podlagi in na kakšen način.
Nikoli se ne posredujejo originali dokumentov, razen če to zaradi sodnega postopka pisno zahteva pristojno sodišče. Originalni dokument se mora v času odsotnosti nadomestiti s kopijo.