Vsak, ki obdeluje osebne ali tajne podatke, je dolžan izvajati predpisane postopke in ukrepe za zavarovanje podatkov in varovati podatke, za katere je zvedel oziroma bil z njimi seznanjen pri opravljanju svojega dela. Obveza varovanja podatkov ne preneha s prenehanjem delovnega razmerja.
Pred nastopom dela na delovno mesto, kjer se obdelujejo osebni ali tajni podatki, mora zaposleni podpisati posebno izjavo, s katero se zavezuje k njihovemu varovanju.
Iz podpisane izjave mora biti razvidno, da je podpisnik seznanjen z določbami tega pravilnika, izjava pa mora vsebovati tudi pouk o posledicah kršitve.