O poteku nadzora piše nadzorna skupina zapisnik. V zapisnik se vpišejo:
-
podatki o začetku in zaključku nadzora,
-
imena navzočih predstavnikov organizacije,
-
podatki o morebitnih navzočih drugih osebah, ki niso zaposlene pri organizaciji,
-
podatki o opravljenih nadzornih dejanjih,
-
seznami zadev in drugih gradiv, ki jih začasno prevzame nadzorna skupina,
-
morebitna naročila z navedbo rokov za njihovo izpolnitev,
-
posebne izjave vodilnih delavcev ali vodje programov, če jih želijo podati,
-
izjave predstavnika/ov uporabnikov programa,
-
podatki o morebitnih težavah, zaradi katerih nadzorna skupina ni mogla opraviti nadzornih dejanj,
-
drugi podatki, pomembni za izvedbo nadzora.
Zapisnik podpišejo vodja in člani nadzorne skupine, pooblaščeni zastopnik organizacije in osebe, ki so podale izjavo na zapisnik.
Pripombe pooblaščenega zastopnika organizacije ali pripombe oseb, ki so podale izjavo, se vpišejo v zapisnik.