Za izločanje nepotrebnega dokumentarnega gradiva in odbiranje arhivskega gradiva za posamezno sodišče je pristojen sekretar sodišča ali sodnik, ki ga imenuje predsednik sodišča (v nadaljevanju: sodnik).
Posamezne naloge pri odbiranju in izločanju dokumentarnega gradiva po odredbi sodnika opravljajo strokovni sodelavci in sodni pripravniki.
Sodnik v rokih, določenih s tem pravilnikom:
-
zapisniško ugotovi, katero dokumentarno gradivo se lahko izloči;
-
zapisniško ugotovi, katero gradivo ima lastnost arhivskega gradiva;
-
obvesti pristojni arhiv o začetku odbiranja arhivskega gradiva;
-
izroči pristojnemu arhivu dokumentarno gradivo, ki ima lastnost arhivskega gradiva (6. člen tega pravilnika);
-
nadzoruje izločitev in uničenje izločenega dokumentarnega gradiva.
V petnajstih dneh po sestavi zapisnika o izločitvi dokumentarnega gradiva se izločeno dokumentarno gradivo uniči, če je bilo pred tem odbrano arhivsko gradivo.
Sodišča lahko pred uničenjem izvirnega dokumentarnega gradiva naredijo kopijo izvirnega gradiva, njegov mikrofilmski posnetek ali drugačen trajni zapis.