Ob odvzemu vzorcev mora pooblaščena oseba uradnega kontrolnega laboratorija oziroma pristojne inšpekcije izdati pravni ali fizični osebi, pri kateri je bil opravljen odvzem zdravila za kontrolo kakovosti, potrdilo o odvzetih vzorcih.
Potrdilo o odvzetih vzorcih vsebuje podatke o odvzeti količini in vrsti zdravila, datumu odvzema in podpis pooblaščenih oseb iz 25. in 27. člena tega pravilnika.
Pooblaščena oseba, ki izvaja odvzem vzorcev, mora voditi zapisnik na način, ki omogoča sledljivost. Zapisnik o odvzemu vzorcev za redno kontrolo kakovosti zdravila mora izdati v osmih dneh po opravljenem odvzemu v štirih izvodih. Po en izvod zapisnika dobijo pravna ali fizična oseba, kjer je bil opravljen odvzem vzorcev, imetnik dovoljenja za promet, pristojni organ in uradni kontrolni laboratorij.