9. člen
(potek postopka)
(1)
Postopek se opravi čim hitreje, brez zavlačevanja in brez nepotrebnih stroškov.
(2)
Postopek se vodi v slovenskem jeziku.
(3)
Ves čas postopka si agencija prizadeva delovati za dosego sporazuma med strankama ali strankami v postopku.
(4)
Postopek se prične ko agencija po prejemu popolne vloge s prejetim predlogom za rešitev spora in priloženo dokumentacijo seznani nasprotno stranko.
(5)
Vloga iz prejšnjega odstavka tega člena mora razen podatkov iz tretjega odstavka 7. člena tega splošnega akta predvsem vsebovati:
(6)
Če se postopek začne po uradni dolžnosti, agencija skupaj z obvestilom o uvedbi postopka sprtima strankama pošlje v podpis soglasje za posredovanje ter vprašalnik glede spornih in nespornih dejstev. V njem agencija določi rok za odgovor.
(7)
Agencija razpiše posredovalni narok, če presodi, da bosta stranki na tak način lažje in hitreje dosegli sporazum.
(8)
Agencija lahko, če presodi, da je to smiselno, pred razpisanim posredovalnim narokom povabi vsako od strank postopka posebej na uvodni narok, katerega namen je da se razjasnijo morebitne nejasnosti v zvezi z vlogo ali potekom postopka.
(9)
Če se v postopku izvede posredovalni narok, agencija po posvetovanju s strankami določi datum in uro posredovalnega naroka, ki se opravi na sedežu agencije. Vsaka stranka mora najkasneje do 12. ure dan pred posredovalnim narokom, agenciji posredovati vse informacije v zvezi s sporom. O datumu in uri morajo biti stranke seznanjene najmanj tri dni pred razpisanim posredovalnim narokom.
(10)
Na prvem posredovalnemu naroku uradna oseba agencije najprej pojasni namen postopka, temeljna pravila, svojo vlogo, zaupnost in potek postopka. Če se stranki strinjata s pojasnjenim se posredovalni narok nadaljuje z vsebinskim obravnavanjem predmeta spora.
(11)
O posredovalnemu naroku se lahko sestavi zapisnik, ki ga podpišejo udeleženci postopka.
(12)
Če se postopek začne po uradni dolžnosti, agencija skupaj z obvestilom o uvedbi postopka sprtima strankama pošlje v podpis soglasje za posredovanje ter vprašalnik glede spornih in nespornih dejstev. V njem agencija določi rok za odgovor.
(13)
Komunikacija med udeleženci postopka poteka po redni pošti, preko elektronske pošte oziroma ustno po telefonu. Stranke se o načinu dogovorijo skupaj z agencijo, ki strankam vedno predlaga način, ki se ji zdi najbolj hiter in učinkovit.
(14)
Stranke in pooblaščenci imajo pravico pregledovati vse dokumente, ki so bili predloženi v tem postopku.
(15)
Agencija se po prejemu dokumentov iz tretjega odstavka ali sedmega odstavka tega člena odloči o načinu poteka komunikacije med strankami v postopku. Pri svoji odločitvi izbere najboljšo od možnosti, ki bo po njenem mnenju v konkretnem postopku najhitreje privedla do sklenitve sporazuma med strankami in o vsem tem sproti obvešča stranke v postopku.
(16)
Agencija lahko kadarkoli zahteva dodatna pojasnila, informacije ali dokumentacijo, če presodi, da bi to pripomoglo k doseganju sporazuma med strankama.