Recepcijska služba mora biti organizirana tako, da je možen vstop v igralni prostor samo mimo recepcije. V recepciji se morajo evidentirati vsi obiskovalci.
Identifikacijo obiskovalca mora receptor opraviti s pomočjo veljavne javne listine obiskovalca, opremljene s fotografijo, ki jo je izdal državni organ.
Prireditelj mora obiskovalcu za vstop v igralni prostor izdati računalniško izpisano vstopnico, ki mora vsebovati najmanj naslednje podatke:
Evidenca obiskovalcev mora biti računalniško vodena. Računalniški program mora biti narejen tako, da ni možno popravljati podatkov o obiskovalcih za nazaj, temveč receptor lahko popravlja samo napake ob registraciji obiskovalca. Program mora omogočiti vpogled v:
Evidenca obiskovalcev se mora hraniti najmanj eno leto. Dostop do podatkov recepcijske službe imajo le pooblaščeni delavci prireditelja in nadzornega organa. Program mora omogočati izpis evidenc na tiskalniku.
Pri vodenju evidence obiskovalcev mora prireditelj spoštovati predpise o varstvu osebnih podatkov.
Uporaba računalnika, na katerem je nameščen program za recepcijo, je dovoljena samo pooblaščenim osebam, določenim v organizacijskem predpisu.
Dostop do računalniškega programa in podatkov mora biti ustrezno zaščiten in sicer tako, da je možen dostop le pooblaščenim osebam. Za preverjanje ustreznosti zaščite se smiselno uporabljajo zahteve o dostopu do on-line sistema in dostopu do podatkov, aplikacij, logov.