Izvajalec zaradi izvajanja subvencioniranja študentske prehrane vodi evidenco upravičencev do subvencionirane študentske prehrane, ki obsega osebno ime upravičenca, vpisno številko, način študija (redni ali izredni), podatke o študijskem programu s trajanjem tega programa, obdobje pravice do subvencioniranja študentske prehrane, število obrokov prehrane, do katerih je mesečno upravičen, ter število subvencioniranih obrokov prehrane, ki so bili izkoriščeni pri posameznem ponudniku za tekoči mesec. Izvajalec vodi tudi evidenco ponudnikov, ki obsega njegov sedež in poslovni naslov, odgovorno osebo, število subvencioniranih obrokov prehrane, višino prejetih zahtevkov z zneski subvencije za tekoči mesec in evidenco skupnih mesečnih obračunov subvencij po ponudnikih. O podatkih iz evidence mora izvajalec mesečno obveščati ministrstvo.
Ponudnik subvencionirane študentske prehrane vodi dnevno in mesečno evidenco izkoriščenih subvencij obrokov prehrane. O podatkih iz evidence mora ponudnik mesečno obveščati izvajalca in ministrstvo.
Višje strokovne šole oziroma visokošolski zavodi so dolžni zaradi izvajanja subvencionirane študentske prehrane sporočati izvajalcu naslednje podatke: o statusu študenta, vpisno številko, način študija (redni ali izredni), podatke o študijskem programu s trajanjem tega programa za študenta, ki uveljavlja pravico do subvencije v skladu s tem zakonom.