Vloga za pridobitev naziva klinika, klinični inštitut ali klinični oddelek mora vsebovati podatke o izpolnjevanju pogojev iz 1., 2. in 3. točke 6. člena tega pravilnika ter podatke o vsebini strokovne, strokovno-organizacijske, izobraževalne in znanstveno-raziskovalne dejavnosti bolnišnice oziroma njenega oddelka. Sestavni del vloge je izpolnjen obrazec iz drugega odstavka 7. člena tega pravilnika. Vlogi se priložijo dokazila za vsebinska merila s področij: ST-E, STO-A in STO-B.
Dokazil za posamezne navedbe ni treba priložiti, temveč se hranijo v bolnišnici oziroma njenem oddelku, ki jih je na zahtevo Komisije za strokovna napredovanja (v nadaljnjem besedilu: komisija) dolžan predložiti na vpogled in vrednotenje.
Če komisija pri pregledu vloge ugotovi, da bolnišnica oziroma njen oddelek nima ustreznega dokazila, mora v 5 dneh zahtevati dopolnitev vloge. Če bolnišnica oziroma njen oddelek v postavljenem roku, ki ne sme biti daljši od 15 dni, vloge ne dopolni, se takšna vloga s sklepom zavrže.