Podatek o opredelitvi darovalca, zapisan na KZZ, sme transplantacijski koordinator odčitati šele, ko je v skladu s pravilnikom o medicinskih merilih, načinu in postopku ugotavljanja možganske smrti ter sestavi komisije za ugotavljanje možganske smrti (Uradni list RS, št.70/01) ugotovljena smrt osebe, ki je možni darovalec.
Pred odčitanjem podatkov in njihovem izpisu na papir, je potrebno podatke na KZZ osvežiti na samopostrežnem terminalu. Pred odčitanjem podatkov mora transplantacijski koordinator, ki namerava odčitati podatek na KZZ, v program za odčitanje vnesti podatek o času smrti možnega darovalca.
Programska oprema za odčitanje podatkov, vpisanih na KZZ, mora beležiti vsak vpogled in izpis iz baze podatkov.