Vpisi v pomožnih knjigah se odčrtajo, če sodni red za posamezno pomožno knjigo tako določa.
Ob koncu koledarskega leta se sklenejo naslednje pomožne knjige:
Te pomožne knjige sklene vpisničar s svojim podpisom in datumom, če za posamezno pomožno knjigo ni drugače določeno.
V pomožnih knjigah, ki se vodijo za več let, se pred prvim vpisom v novi letnik poudarjeno vpiše nova letnica.
Nerešene zadeve iz pomožnih knjig se ne prenesejo, razen nerešenih zadev iz seznama odposlanih spisov, seznama iz arhiva izdanih spisov, seznama zaseženih predmetov, seznama izvršitelju izročenih spisov, seznama negotovinskih pologov, kontrolnikov iz 329. člena sodnega reda, evidence zapadle neplačane denarne kazni, povprečnine, stroškov kazenskega postopka, odvzete premoženjske koristi. Te nerešene zadeve, razen kontrolnikov iz 329. člena sodnega reda, se prenesejo tako, da se po sklenitvi pomožne knjige na prvo stran pomožne knjige za naslednje leto pod naslovom "Ostalo nerešeno iz let ..." kronološko vpišejo zaporedne številke nerešenih zadev iz preteklih let, vpisi pa se nadaljujejo v prejšnjih pomožnih knjigah. Ko se zadeva reši, se zaporedna številka zadeve v prvotni pomožni knjigi odčrta, na prvo stran prenesena zaporedna številka pa prečrta.
Nerešene zadeve iz Kontrolnikov iz 329. člena sodnega reda se prenesejo z vsemi vpisi v kontrolnik za naslednje leto, kjer dobijo nove zaporedne številke od 1 dalje. V kontrolniku za preteklo leto se vse prenesene zadeve odčrtajo in v stolpcih za pripombe zaznamuje prenos z navedbo označbe (Ktr), zaporedne številke in letnice novega vpisa. Prav tako je treba pri novem vpisu v stolpcu za pripombe vpisati zaznamek o prejšnjem vpisu.
Ko so odčrtane vse zadeve na posamezni strani pomožne knjige, v kateri se zaporedne številke odčrtavajo, se v levem spodnjem kotu odtisne znak pravokotnika.