Vsaka zadeva mora biti vpisana samo v enega od predpisanih vpisnikov. Vpisniki se vodijo ločeno za posamezne vrste postopkov ali zadev v okviru istega pravnega področja. V tem primeru se pred označbo vpisnika doda zaporedna rimska številka. Če se vodijo enaki vpisniki v dveh ali več oddelkih, se na platnicah lahko označi tudi oddelek.
Vsaka zadeva se vodi praviloma v vpisniku pod isto zaporedno številko, dokler ni odčrtana.
Če je postopek začelo več oseb ali se postopek vodi zoper več oseb, se zadeva vpiše v vpisnik pod eno zaporedno številko, pred imena strank pa se vpišejo arabske številke od 1 dalje (posebej za tožeče stranke, tožilce oziroma predlagatelje in posebej za tožene stranke, obdolžence oziroma nasprotne stranke). V vpisnikih za preiskave in kazenske zadeve se vpiše vsak obdolženec v svoj predelek. Enako se označujejo stranke tudi na ovitku spisa.