Če se pisanje nanaša na zadevo, ki se pri sodišču še ne vodi, se vpiše v ustrezni vpisnik in osnuje spis.
Spis se osnuje tako, da se v desnem zgornjem kotu novega pisanja vpiše označbo vpisnika, zaporedno številko vpisa in vse štiri številke letnice (označba spisa – npr. P 10/2000), ki se ji dodata redna številka (opravilna številka spisa – npr. P 10/2000-1) in listovna številka spisa, označi in uredi morebitne priloge, naloži popis spisa in vse skupaj vloži v ustrezni ovitek, ki se ga opremi s potrebnimi označbami.
Listovne številke od 1 dalje se vpisujejo v zgornji desni kot pisanja nad opravilno številko spisa.
Z isto opravilno številko, kot se označi prvopis, se označijo tudi nadaljnji izvodi pisanj.
Pisanja, ki se nanašajo na zadevo, ki se pri sodišču že vodi, se vpišejo v popis spisa, opremi z opravilno in listovno številko ter vložijo v ustrezni spis.
Spis se uredi tako, da se pisanja vložijo v spis kronološko, kot so vpisana v popis spisa.
Vročilnice in povratnice se sproti pripnejo k pisanju, na katerega se nanašajo.