Spis ne sme biti vložen v arhiv, dokler vpisničar s svojim podpisom in zaznamkom na ovitku spisa ne potrdi, da so vse takse plačane, oziroma da je uveden postopek za njihovo izterjavo ali da ni taksne obveznosti.
Če tak zaznamek ni že natisnjen v zgornjem desnem kotu ovitka pod označbo spisa, se tak zaznamek ob naložitvi spisa odtisne s štampiljko. V takem zaznamku se neustrezno besedilo prečrta.