Ponudnik je dolžan od upravičenca zahtevati predložitev dokazila o upravičenosti do subvencioniranja študentske prehrane in evidentirati vnovčeni bon na ustreznem registratorju oziroma na prejetem bonu evidentirati datum vnovčitve, ki je istoveten datumu prejemka za študentski obrok v ponudnikovi registrski blagajni. Upravičenec lahko ob predložitvi ustreznih dokazil pri ponudniku vnovči en bon dnevno.
Ponudnik je dolžan do petega delovnega dne v mesecu izvajalcu predložiti v dveh izvodih zahtevek za plačilo vnovčenih bonov za pretekli mesec z ločeno izkazanim številom vnovčenih bonov glede na mesec izdaje. Priloga zahtevka je izpis vnovčenih bonov, ki je lahko zapisan kot datoteka na ustreznem mediju.
Ponudnik, ki do petega delovnega dne v mesecu ne izstavi izvajalcu zahtevka iz prejšnjega odstavka, lahko to stori le še do petega delovnega dne v naslednjem mesecu.
Dnevno evidenco vnovčenih bonov sta ponudnik in izvajalec dolžna hraniti v skladu s predpisi o hrambi knjigovodskih listin, enako pa je dolžan ponudnik hraniti vnovčene bone.