Vsak upravičenec, ki želi opraviti vpis in nakup bonov, jih vnovčiti pri ponudniku študentske prehrane ali si urediti prekinitev oziroma prenos nakupov bonov, mora to opraviti osebno. Izjema, razen pri vnovčevanju bonov, so upravičenci s posebnimi potrebami zaradi težke ali težje funkcionalne prizadetosti, ki lahko za to pooblastijo drugo osebo. Ta oseba mora predložiti pisno pooblastilo upravičenca in svoj osebni dokument.
Potrdila, izpiske in druge podatke o dejstvih iz uradnih evidenc, ki jih vodijo upravni in drugi državni organi, organi lokalnih skupnosti ali nosilci javnih pooblastil, ki jih je potrebno priložiti v postopku pridobitve oziroma nakupa študentskih bonov, si pridobi izvajalec sam.
Ministrstvo in izvajalec določita način izmenjave podatkov med višjimi strokovnimi šolami oziroma visokošolskimi zavodi, Zavodom za zdravstveno zavarovanje Slovenije (v nadaljevanju: ZZZS), ministrstvom in izvajalcem, vključujoč podatke iz 8.a člena zakona.