Vpis v bazo podatkov se opravi na podlagi pravnomočne odločbe o prekršku s katero so bile storilcu prekrška v cestnem prometu izrečene kazenske točke ali prenehanje veljavnosti vozniškega dovoljenja oziroma na podlagi pravnomočne odločbe o prenehanju veljavnosti vozniškega dovoljenja.
Vpis opravi oziroma odredi sodnik za prekrške, ki je izdal odločbo o prekršku. Vpis prenehanja veljavnosti vozniškega dovoljenja na podlagi doseženih ali preseženih sedem oziroma osemnajst kazenskih točk v cestnem prometu opravi oziroma odredi sodnik za prekrške, ki je izdal odločbo o prenehanju veljavnosti vozniškega dovoljenja, to je sodnik za prekrške, ki je izdal odločbo o prekršku, s katero je določena oseba dosegla ali presegla sedem oziroma osemnajst kazenskih točk v cestnem prometu. Predstojniki sodnika za prekrške lahko za vpis v bazo podatkov pooblastijo administrativno-tehničnega delavca.
Sodnik za prekrške oziroma za to posebej pooblaščeni administrativno-tehnični delavec je dolžan podatke o storilcu in o številu izrečenih kazenskih točk vpisati v bazo podatkov takoj, ko postane odločba, s katero so bile storilcem prekrškov v cestnem prometu izrečene kazenske točke, pravnomočna. Enako se ravna, ko postane pravnomočna odločba o prenehanju veljavnosti vozniškega dovoljenja. Sodniki za prekrške so zato dolžni sproti preverjati pravnomočnost odločb s katerim so bile izrečene kazenske točke v cestnem prometu oziroma odločb o prenehanju veljavnosti vozniškega dovoljenja.
Ko se opravi vpis v bazo podatkov, ga ni več mogoče spreminjati ali popravljati. Če pride do pomotnega vpisa, je potrebno pismeno obvestiti Senat za prekrške Republike Slovenije. Pristojna oseba na Senatu za prekrške Republike Slovenije v bazi podatkov popravi pomotni vpis ali posamezni podatek.
Kopije pravnomočnih odločb in odredb o vpisu na podlagi katerih so bili izvršeni vpisi, je potrebno poslati na Senat za prekrške Republike Slovenije.