Delitev dovolilnic se izvaja tako, da se prevozniku določi letni plan delitve dovolilnic za naslednje leto, nato pa se delitev izvaja v rednih obdobnih delitvah dovolilnic v skladu z določenim planom. Število dodeljenih dovolilnic v posameznih delilnih obdobjih se uskladi oziroma spremeni v skladu s pravili, določenimi z zakonom in s tem pravilnikom (npr. odbitek dovolilnic zaradi neporabe oziroma nepravočasnega vračila, neuporabe oprtnega vlaka, kršitev zakona ali mednarodnih pogodb ipd.).
Za določitev letnega plana delitve dovolilnic mora vsak prevoznik (tudi tisti, ki ima plan že določen) v času od 1. 9. do 15. 9. tekočega leta vložiti pri delilcu kolkovano vlogo za določitev letnega plana. V vlogi navede dovolilnice, ki bi jih želel prejeti oziroma ki jih potrebuje. V vlogi mora navesti tudi CEMT dovolilnice, ki jih že ima, drugače se šteje, da jih ne želi več imeti in se dodelijo drugim prevoznikom. Če v času, določenim v tem odstavku, prevoznik vloge za določitev letnega plana ne vloži, mu delilec letnega plana ne določi in kasnejšo vlogo zavrže kot prepozno. V tem primeru se tudi prevoznik, ki je že imel določen plan, šteje za novega prevoznika in lahko zaprosi za določitev plana v naslednjem letu.
Delilec določa letni plan prevoznikom na način določen s tem pravilnikom, in sicer:
-
določitev letnega plana kritičnih in nekritičnih dovolilnic prevoznikom, ki so v preteklem obdobju že prejemali posamezno vrsto dovolilnice (obstoječi prevozniki) in
-
določitev letnega plana kritičnih in nekritičnih dovolilnic prevoznikom, ki v preteklem obdobju še niso prejemali posamezne vrste dovolilnic (novi prevozniki).
Pri določitvi letnega plana delitve kritičnih in nekritičnih dovolilnic obstoječim prevoznikom je glavni kriterij za določitev plana število pravilno uporabljenih dovolilnic v preteklem obdobju oktober-oktober (od 1. 10. preteklega leta do 30. 9. tekočega leta). Ostale kriterije delilec uporabi pri delitvi viška nekritičnih dovolilnic med obstoječe in nove prevoznike v skladu z 19. členom tega pravilnika.
Pri določitvi letnega plana delitve kritičnih in nekritičnih dovolilnic novim prevoznikom delilec uporabi vse kriterije, določene v tem pravilniku.
Pri izračunih števila pripadajočih dovolilnic prevoznikom, ki se opravljajo na podlagi tega pravilnika, se dobljeni rezultati zaokrožujejo navzgor na celo število.
Prevoznik jamči za pravilnost podatkov, ki jih navede v vlogi za pridobitev dovolilnic, delilcu pa je dolžan nemudoma sporočiti spremembo teh podatkov. Če se ugotovi, da je prevoznik namenoma podal nepravilne podatke, se izbriše iz evidence prevoznikov v mednarodnem cestnem prometu, z možnostjo ponovnega vpisa v evidenco čez eno leto.
Delilec resničnost podatkov preverja s svojimi evidencami, lahko pa od prevoznika zahteva, da mu v roku 5 dni od prejema poziva dostavi izvirnike dokumentov, na podlagi katerih lahko ugotovi resničnost podatkov, ki jih je prevoznik sporočil. V primeru, da prevoznik za določene podatke dokazil v predpisanem roku ne dostavi, delilec teh podatkov ne upošteva pri delitvi dovolilnic.