Postopek določitve kvot dovolilnic delilcema morata delilca začeti izvajati prvi delovni dan v mesecu oktobru.
Za posameznega prevoznika in za vse prevoznike skupno delilec ugotovi naslednje podatke:
Podatke delilec že tekom leta vodi v elektronski obliki in jih posreduje direkciji.
Na osnovi podatkov iz prejšnjega odstavka za posamezno vrsto dovolilnice delilec ugotovi:
O ugotovitvah in podatkih iz tega člena delilec vodi zapisnik, ki ga, skupaj s podatki, v elektronski obliki posreduje direkciji do 5. 10. tekočega leta.
Ministrstvo posreduje direkciji do 5. 10. tekočega leta podatke o dogovorjenih kvotah dovolilnic za naslednje leto.
Direkcija na osnovi prejetih zapisnikov obeh delilcev in podatkov ministrstva ugotovi:
Pri izračunih je potrebno enkratno dodatno izmenjane ali prejete kvote dovolilnic od drugih držav (ki ne predstavljajo redne kvote letno izmenjanih dovolilnic) odšteti od števila izdanih dovolilnic. V primeru, da je število uporabljenih vrnjenih dovolilnic večje od razpoložljivega števila dovolilnic, se določi tudi koeficient odstotnega zmanjšanja kvote, namenjene delilcu. Za ta koeficient delilec sorazmerno zmanjša dodeljene dovolilnice vsem prevoznikom. V primeru, da pri posamezni državi pride do medsebojne zamenjave kontingentov dovolilnic, je potrebno opraviti prerazporeditev za celotni kontingent države. Direkcija do 10. 10. tekočega leta posreduje ugotovljene podatke delilcu in ministrstvu.
Ministrstvo na osnovi prejetih podatkov objavi seznam kritičnih dovolilnic za naslednje leto v uradnem listu.