40. člen
Način in oblika vodenja evidenc
Evidence iz 37., 38. in 39. člena tega pravilnika se vodijo v obliki knjig, ki morajo biti trdno vezane in morajo imeti oštevilčene strani ter biti overjene od pristojne upravne enote pred njihovo uporabo.
Evidence se vodijo za vsako koledarsko leto posebej ter se na koncu koledarskega leta zaključijo in overijo s podpisom odgovorne osebe.
Vpisi v evidence se opravljajo s črnilom in morajo biti čitljivi, točni in ažurni (sprotni). Napačen vpis se popravi na ta način, da se napačno vpisana beseda prečrta tako, da ostane čitljiva, nova pa se vpiše nad prečrtano, hkrati pa se novi vpis overi s podpisom.
Evidence (knjige) iz 37. člena tega pravilnika se morajo hraniti najmanj tri leta po zadnjem vpisu v evidenco (knjigo). Po preteku tega roka se evidence (knjige) uničijo.
Evidence (knjige) iz 38. in 39. člena tega pravilnika in dokumentacija o nabavi in prodaji orožja (dovoljenja za uvoz, izvoz, tranzit, dovoljenja za nabavo orožja in streliva itd.) se mora hraniti najmanj pet let po zadnjem vpisu v evidenco. Po preteku roka se dokumentacija o nabavi in prodaji orožja uniči, evidence pa se izročijo pristojnemu upravni enoti, ki jih hrani še pet let, nato pa jih uniči.
Evidence iz prvega odstavka tega člena se lahko vodijo tudi računalniško po enotni metodologiji, ki jo pripravi ministrstvo, pristojno za notranje zadeve.