Uprava izda obvestilo o zadržanju pošiljke ali izoliranega škodljivega organizma, ki se uvaža, na obrazcu iz Priloge 1, ki je sestavni del tega pravilnika. Obrazec se natisne in izpolni v angleškem jeziku.
Če se za zadržano pošiljko ali izolirani škodljivi organizem odredi prepoved uvoza in vrnitev pošiljatelju, se obrazec iz prejšnjega odstavka posreduje nemudoma, v ostalih primerih pa najpozneje v roku dveh delovnih dni od datuma zadržanja, razen v primeru manjkajočega, nepravilno izpolnjenega ali nepravočasno izdanega fitosanitarnega spričevala, ko se obrazec lahko posreduje tudi pozneje.
Uprava v imenu državne organizacije za varstvo rastlin izda obvestilo o zadržanju iz Priloge 1.