Evidence o izdanih listinah iz 26. člena tega zakona, ki jih vodi Uprava Republike Slovenije za pomorstvo, so:
Osebni podatki v evidenci iz prve alineje prejšnjega odstavka se obdelujejo za namene preverjanja istovetnosti imetnika pomorske knjižice. Osebni podatki v evidencah iz druge do pete alineje prejšnjega odstavka se obdelujejo za namen spremljanja imetnikov in njihove pravice do opravljanja pomorske pilotaže, upravljanja plovil oziroma del na ladji. Osebni podatki v evidencah in registrih iz prejšnjega odstavka se obdelujejo tudi zaradi njihovega posredovanja organom in organizacijam, ki imajo za izvajanje zakonsko določenih nalog te podatke pravico obdelovati.
Na podlagi evidenc iz prejšnjega odstavka se vodi evidenca o osebah, ki so jim bile izdane listine, oziroma pomorščakih.
Evidenca o pomorskih knjižicah obsega naslednje podatke: osebno ime, datum in kraj rojstva, državljanstvo, spol, višino ter barvo las in oči, stalno oziroma začasno prebivališče, datum izdaje in veljavnosti ter serijsko številko pomorske knjižice.
Register pilotov obsega naslednje podatke: osebno ime, EMŠO, datum in kraj rojstva, stalno oziroma začasno prebivališče, številko in datum vloge, datum izpita, uspeh, dosežen na izpitu, datum izdaje in veljavnosti ter serijsko številko pilotske izkaznice, podatke o odvzemu pilotske izkaznice, podatke o preklicu pilotske izkaznice zaradi izgube, kraje ali uničenja, območje pilotaže in podatke za stike (naslov, elektronski naslov in telefonska številka). Podatki o osebnih imenih pilotov z veljavnimi pilotskimi izkaznicami, o območjih pilotaže in njihovi podatki za stike so javni.
Evidenca o listinah o usposobljenosti za upravljanje s čolni in evidenca pooblastil, ki se ne izdajajo v skladu z mednarodnimi konvencijami, obsega naslednje podatke: osebno ime, EMŠO, datum in kraj rojstva, stalno oziroma začasno prebivališče, državljanstvo, številko in datum vloge, vrsta in datum izpita, uspeh, dosežen na izpitu, datum izdaje in serijsko številko listine, podatke o preklicu listine zaradi izgube, kraje ali uničenja, o odvzemu listine in izrečenih ukrepih prepovedi vožnje motornega vozila. Evidenca o listinah o usposobljenosti za upravljanje s čolni vsebuje tudi fotografijo.
Evidenca pooblastil, potrdil in overitev o priznanju, ki se izdajajo na podlagi mednarodnih konvencij, obsega naslednje podatke: osebno ime, datum rojstva, spol, stalno ali začasno prebivališče, državljanstvo, vrsta listine, številka, služba in morebitne omejitve, datum izdaje, veljavnost, datum zadnje obnovitve, začasni ali trajni odvzem, preklic listine zaradi izgube, kraje ali poškodovanja, zapisi o spremembah pooblastila in datum spremembe ter datum opravljanja izpita za pridobitev pooblastila ali potrdila. Ob soglasju stranke se v evidenci iz tega odstavka zajame in shrani skenirana kopija lastnoročnega podpisa stranke za potrebe izdaje pooblastil po Mednarodni konvenciji o standardih za usposabljanje, izdajanje spričeval in ladijsko stražarjenje pomorščakov, 1978 (Uradni list SFRJ–MP, št. 3/84, v nadaljnjem besedilu: konvencija STCW). Zajem ne vključuje biometričnih lastnosti podpisa.
Uprava Republike Slovenije za pomorstvo zagotovi pristojnim organom v državah članicah EU in drugih pogodbenicah konvencije STCW ter družbam, ki upravljajo ladje, podatke o statusu pooblastil in overitev o priznanju ter oprostitvah, ki jih potrebujejo zaradi preverjanja verodostojnosti in veljavnosti pooblastil, overitev ali oprostitev, izdanih poveljnikom ladij in častnikom v skladu s pravili V/1–1 in V/1–2 iz Priloge I konvencije STCW, ki so jim jih pomorščaki predložili za priznanje na podlagi pravila I/10 konvencije STCW ali za pridobitev zaposlitve na ladji.
Uprava Republike Slovenije za pomorstvo izda na zahtevo države pogodbenice STCW pisno potrdilo o verodostojnosti ali pisno zavrne verodostojnost pooblastil, overitve o priznanju ali katerih koli drugih listinskih dokazil o usposabljanju, ki so bila izdana v Republiki Sloveniji.
Uprava Republike Slovenije za pomorstvo Evropski komisiji letno v elektronski obliki zagotovi podatke, registrirane do 31. decembra prejšnjega leta, iz Priloge V Direktive 2008/106/ES. Ti podatki se posredujejo le za statistične analize.
Za zagotovitev varstva osebnih podatkov Uprava Republike Slovenije za pomorstvo vse osebne podatke iz prejšnjega odstavka posreduje v anonimni obliki, kar stori s programsko opremo, ki jo zagotovi ali odobri Evropska komisija, in zagotovi, da so merila za zbiranje, posredovanje, hrambo, analiziranje in širjenje podatkov oblikovana tako, da je mogoče izvesti statistično analizo.
Evidence in registri iz devete, trinajste in šestnajste alineje prvega odstavka 26. člena tega zakona se za namen pridobivanja točnih in ažurnih podatkov povežejo s Centralnim registrom prebivalstva, Evidenco vozniških dovoljenj, Registrom davčnih zavezancev in evidencami po predpisih o šolstvu za prevzem naslednjih podatkov: osebno ime, EMŠO, davčna številka, datum in kraj rojstva, državljanstvo, prebivališče, naslov za vročanje in elektronski naslov za vročanje, območje dvojezičnosti, zaposlitev, šolska izobrazba in vozniško dovoljenje z omejitvami.
Vloga za izdajo listin iz tega člena mora vsebovati vse podatke, ki se vodijo v evidencah o izdanih listinah, razen podatka o EMŠO, če je stranka tujec, ki nima EMŠO. Vloga za izdajo listin iz devete in trinajste alineje prvega odstavka 26. člena tega zakona mora vsebovati tudi dve fotografiji. Podatki za stike se pridobivajo iz vlog na podlagi pisnega soglasja subjekta.
Zaradi zagotavljanja varnosti pravnega prometa so na državnem portalu eUprava javno dostopni podatki o izgubljenih, uničenih in ukradenih listinah, ki se po uradni dolžnosti brišejo po poteku veljavnosti listin, in sicer: organ, pristojen za izdajo listine, serijska številka, datum izdaje in veljavnosti, datum naznanitve pogrešitve, uničenja ali kraje, podatki o veljavnosti in spletno preverjanje veljavnosti listin iz prvega odstavka tega člena, tako da se ugotovi veljavnost oziroma neveljavnost listine. Namesto pogrešane, uničene ali ukradene veljavne listine iz tega člena se na zahtevo stranke izda nova listina.