Predlog za vpis v register se vpiše v dnevnik; v njem se navede dan, uro in minuto, ko je predlog prejet. Obenem se mora v vložku, v katerega je ladja vpisana, če je že odprt, evidentirati, da je vložen predlog za vpis in zapisati številko, pod katero je vloga vpisana v dnevnik.
Če vložek še ni odprt, ga je treba odpreti takoj, ko prispe predlog za prvi vpis ladje k organu, pristojnemu za vodenje registra in vanj zapisati številko, pod katero je vloga vpisana v dnevnik, ime oziroma označbo ladje, kot tudi številke vseh nadaljnjih predlogov, ki prispejo, dokler ladja ni vpisana ali dokler sklep o zavrnitvi vpisa ladje v vpisnik ne postane dokončen.
Vložka za prvi vpis ladje v register se ne odpre, če je predlog popolnoma nerazumljiv ali nedoločen.