Pred vložitvijo vloge za pridobitev podpore za promocijo vina (v nadaljnjem besedilu: zahtevek) mora pridelovalec, v skladu s predpisom, ki ureja ureditev trga z grozdjem, moštom in vinom, pridobiti odločbo o programu promocije vina, ki ga potrdi minister.
Zahtevek se pošlje na Agencijo za kmetijske trge in razvoj podeželja na obrazcu Poročilo o programu promocije vina, ki je kot priloga sestavni del tega pravilnika. Obrazec lahko pridelovalec v rubriki »podatki o izvajanju promocije po številki pridelka iz registra za mesec« razširi z dodatnimi vrsticami. Obrazcu morajo biti priloženi: kopija enotne carinske listine s potrjenim prehodom meje (v nadaljnjem besedilu: kopija ECL), potrdilo o poreklu vina, ki je odločba o ocenitvi vina s strani pooblaščene organizacije za oceno vina ter odločba o potrditvi programa promocije vina.
Iz kopije ECL mora biti razvidno, če je bilo vino originalno polnjeno. Na kopiji ECL mora biti pod točko 31. vpisana vrsta posode (steklo, inox, drugo), prostornina posode v litrih in količina izvoženega vina v tej posodi.