Zavod mora obsojenca ob sprejemu v zavod fotografirati. Obsojenčeva fotografija se vloži ali nalepi v njegov osebni spis. Obsojenca je treba fotografirati na vsakih pet let prestane kazni oziroma ob bistvenih spremembah obsojenčevega videza.
Obsojencu se odvzame prstni odtis na kazalcu desne roke.
Prvi delovni dan po nastopu kazni zapora zavod obsojenca vpiše v matično knjigo in zanj odpre osebni list.