Obrazec izpisa iz evidence v vseh različicah je velikosti 21 cm x 29,7 cm, A4 formata in natisnjen na 80 gr. brezlesnem papirju v enobarvnem tisku.
Obrazec izpisa iz evidence ima tri različice glede na namen:
-
osnovna različica se uporablja za izdajanje šolskih listin kot nadomestnih spričeval o zaključku izobraževanja oziroma drugih šolskih listin, ki ne vsebujejo ocen (npr. maturitetnega spričevala oziroma spričevala o poklicni maturi in podobno);
-
a – različica, ki vsebuje poleg vsebine obrazca izpisa iz evidence v osnovni različici tudi rubrike za vpis ocen, se uporablja za izdajanje nadomestnih šolskih listin za šolske listine z ocenami (npr. letna spričevala, obvestila o uspehu, potrdila o izpitu in podobno);
-
b – različica, ki vsebuje poleg vsebine obrazca izpisa iz evidence v osnovni različici tudi rubrike za vpis doseženih točk, se uporablja za izdajanje nadomestnih šolskih listin za tiste listine, ki poleg ocen vsebujejo še točke (npr. obvestilo o uspehu pri splošni oziroma poklicni maturi).