(1)
Inventarno knjigo sme voditi le pristojna oseba, zadolžena za zbirko.
(2)
Inventarna knjiga se vodi ročno ali elektronsko.
(3)
V primeru ročnega vodenja se za vpis uporablja obstojno pisalo. Inventarna knjiga je vezana v klasično trdo vezavo, na trajno obstojnem papirju.
(4)
Pri vodenju inventarne knjige v elektronski obliki je potrebno zagotoviti ustrezno varnost podatkov. Obvezno je najmanj enkrat letno tiskanje izpisov s tiskalnikom, ki ustvarja trajen zapis na trajno obstojnem papirju, strani morajo biti oštevilčene, knjiga se veže v klasično trdo vezavo, A4 formata.
(5)
Prvo in zadnjo stran inventarne knjige podpišejo oseba zadolžena za zbirko, vodja dokumentacije ali vodja oddelka in direktor muzeja. Kolikor muzej nima vodje dokumentacije ali vodje oddelka, inventarno knjigo podpišeta le pristojna oseba zadolžena za zbirko in direktor muzeja. Inventarna knjiga se na začetku in koncu žigosa z žigom zavoda.
(6)
Strokovni nadzor nad vodenjem inventarne knjige vrši vodja dokumentacije ali vodja oddelka.