Pobuda za začetek postopka se praviloma vloži pisno.
Na zahtevo pobudnika pobudo sprejme na zapisnik strokovni sodelavec ali svetovalec, ki ga določi generalni sekretar.
V nujnih primerih lahko varuh sprejme pobudo tudi po telefonu.
Takšno pobudo je dolžan pobudnik vložiti pozneje v pisni obliki. Če je ne vloži v enem mesecu, se postopek lahko ustavi.