Kadar kontrola in evidentiranje dostopa do podatkov in drugih virov ITSP temelji na osebnih geslih, mora uporabnik geslo zamenjati najkasneje po dveh mesecih uporabe, pri tem pa ne sme uporabiti iste kombinacije znakov.
Izjemoma sme geslo veljati daljše časovno obdobje na posebni opremi, določeni v tehnični sistemizaciji.
S sistemom kontrole in evidentiranja dostopa do podatkov in drugih virov ITSP upravlja organizacijska enota generalne policijske uprave, pristojna za zaščito podatkov.
Razvid gesel oziroma osebnih šifer, ki niso sestavni del osrednjega sistema kontrole in evidentiranja dostopa do podatkov in drugih virov ITSP, vodi za svojo organizacijsko enoto vodja LIS, hrani pa ga v železni omari, ki je tehnično varovana, ali v zaklenjeni ter zapečateni železni blagajni s šifro.