Po opravljenem prvem pregledu parne naprave izda inšpekcija parnih kotlov uporabniku kotelno knjižico. V kotelno knjižico vpiše naslednje podatke:
Kotelni knjižici je dodana tudi priloga, kjer se vpisujejo redni in izredni pregledi, ki so določeni s tem pravilnikom. Podatke vpisuje v knjižico samo inšpektor parnih kotlov.
Ugotovitve in odločbe, vpisane v kotelni knjižici, potrjuje inšpektor parnih kotlov s podpisom in s pečatom inšpekcije.
Kotelna knjižica se hrani v bližini parne naprave in jo je treba pokazati na vsako zahtevo inšpektorja parnih kotlov. Prepovedano je hraniti kotelno knjižico po pisarnah ali pri osebah, ki nimajo nikakršne zveze s parno napravo.
Če parna naprava preneha obratovati oziroma ob ukinitvi se kotelna knjižica vrne inšpekciji parnih kotlov z obrazložitvijo, zakaj je bila vrnjena.