Inšpekcija parnih kotlov je dolžna voditi evidenco o vseh napravah, ki spadajo pod njeno nadzorstvo po določbah tega pravilnika.
Inšpekcija parnih kotlov vodi poseben strokovni arhiv, kjer hrani strokovne in tehnične podatke o vseh nadzorovanih napravah.
Za vsako nadzorovano napravo ustanovi inšpekcija parnih kotlov matični list, v katerega vpisuje vse potrebne podatke. Vse nadzorovane naprave morajo biti vpisane v glavni knjigi glede na karakteristične podatke in glede na opravljene preglede.
Na vse listine, ki jih izdaja inšpekcija parnih kotlov, mora inšpektor poleg podpisa pritisniti tudi pečat inšpekcije.
Inšpektor parnih kotlov opravlja preglede ali preizkuse naprav po lastni presoji v skladu z določbami tega pravilnika ali na zahtevo uporabnika parne naprave.
Uporabnik parne naprave je dolžan, poslati prijavo za pregled inšpekciji vsaj 10 dni vnaprej, da se ta lahko pravočasno izvede.