Kartoteka iz pete alineje 17. člena tega pravilnika je sestavljena iz vlog za izdajo osebnih izkaznic, ki so vložene v kartoteko po abecednem redu, in se hrani pri organu, ki je izdal osebno izkaznico. Kartoteka iz šeste alinee 17. člena tega pravilnika je sestavljena iz naznanitev pogrešitve osebne izkaznice, ki so vložene v kartoteko po abecednem redu in se hranijo pri pristojnem organu, pri katerem je bila pogrešitev naznanjena, najmanj 5 let po naznanitvi.
Ob zamenjavi osebne izkaznice na podlagi 10. člena zakona se vloge za izdajo osebne izkaznice izločijo v posebno kartoteko in se hranijo še najmanj pet let po izdaji nove osebne izkaznice.
Vloge za izdajo osebnih izkaznic umrlih oseb se izločijo v posebno kartoteko in se hranijo najmanj pet let.
Vloge za izdajo osebnih izkaznic, ki jim je prenehala veljavnost na podlagi 11. člena zakona, se izločijo v posebno kartoteko in se hranijo še najmanj pet let.
Vloge za izdajo osebnih izkaznic po 14. členu zakona, na podlagi katerih so bile izdane nove osebne izkaznice, se izločijo v posebno kartoteko in se hranijo še najmanj pet let po izdaji nove osebne izkaznice.