Za potrebe poenotenja podatkov, ki se vnašajo v evidenco o reševanju upravnih zadev na prvi stopnji, pristojna ministrstva pripravijo številčno označene razvide odločanja o upravnih zadevah po materialnopravni zakonodaji, v katerih označijo stopnjo zahtevnosti posameznega odločanja.
Številčne oznake, ki je določena na prvi stopnji, ni mogoče naknadno spreminjati v postopku na drugi stopnji, razen stopnje zahtevnosti v skladu z drugim odstavkom 12. člena tega pravilnika.
Ministrstvo, pristojno za upravo, koordinira pripravo številčno označenih razvidov z zahtevnostjo odločanja o upravnih zadevah po prvem odstavku tega člena za upravne enote. Pristojno ministrstvo ali vladna služba koordinira in pripravi številčno označene razvide z zahtevnostjo odločanja za lokalne skupnosti.
Ministrstva obnavljajo razvid po prvem odstavku tega člena vsako leto v mesecu novembru. Razvid posredujejo v istem mesecu upravnim organom v sestavi, območnim enotam oziroma izpostavam ali drugače imenovanim dislociranim enotam ministrstva oziroma organa v njegovi sestavi, lokalnim skupnostim, nosilcem javnih pooblastil ter ministrstvu, pristojnemu za upravo, za upravne enote.
Številčno označene razvide z zahtevnostjo odločanja v upravnih postopkih po materialnopravni zakonodaji objavijo ministrstva in vladne službe na svojih spletnih straneh.