Uradna oseba, ki vodi notranjo organizacijsko enoto, ob začetku upravnega postopka določi njegovo delovno področje, številčno oznako in oznako zahtevnosti, ki se kot celota vpisuje na ovoj spisa pod šifro zadeve in samostojno na dokumentu pod številko in datumom za kratico u.p. (upravni postopek) ter v računalniško evidenco.
Oznaka zahtevnosti se sme le izjemoma spremeniti do konca postopka na prvi stopnji, če se izkaže za drugačno in je kot možnost izbire predvidena v razvidu.